中国石油大学（北京）克拉玛依校区

会议费管理办法(试行)

第一章 总则

第一条 为进一步加强和规范中国石油大学（北京）克拉玛依校区（以下简称校区）会议费管理，节约会议经费开支，根据《中共中央办公厅、国务院办公厅关于完善中央财政科研项目资金管理等政策的若干意见》（中办发〔2016〕50号）及《中国石油大学（北京）会议费管理办法》（中石大京财〔2016〕24号），结合校区实际情况，制定本办法。

第二条 本办法适用于校区举办（含主办、承办）的各类会议、论坛，其中，会议包括国内业务会议、国内管理会议和在华举办国际会议。

国内业务会议是指因教学、科研业务需要举办的业务性会议，包括各类学术会议、学术论坛、研讨会、评审会、座谈会、答辩会等。

国内管理会议是指除国内业务会议之外的其他国内会议。

在华举办国际会议是指报经教育部外事部门批准的、在我国境内举办的、由校区及校区各单位主办的有外籍人员参加的国际会议。

所有举办的会议必须严格按照“先审批，后开会”的原则，根据会议内容和性质经校区或者校区各单位审批后才能召开。

第三条 会议费使用和管理职责如下：

会议举办者是会议费的直接负责人，对会议费使用的合规性、合理性、真实性和相关性承担直接责任。会议举办者应了解并遵守有关财经法律法规和会议费管理制度，依法、据实报销会议费。

校区各单位对使用本单位经费举办的会议承担审批和监管责任。各单位应加强政策宣传，督促办会人员合理、合规报销会议费。

财务与校园管理部负责会议费的会计核算和财务管理，制定和完善校区会议费管理办法，依据有关财经法律法规、会议费管理办法和校区各单位审批结果，实施会议费报销管理和服务。

第二章 会议审批和注意事项

第四条 校区各单位按照实事求是、精简高效、厉行节约的原则，严格控制会议数量、会期、规模，注重会议质量，提高会议效率。

第五条 会议举办者应当根据会议性质、主要内容确定会议人数和天数，严格限定工作人员数量。

第六条 国际会议应按照国际交流部门要求提前三个月履行有关审批手续并严格控制参会人数。

第七条 举办会议应预先编制会议费预算表。会议费预算需列明会议的名称、会议类别、主要内容、时间、地点、代表人数、工作人员数、所需经费及列支渠道等。

第八条 使用财政专项经费和其它实行预算控制的经费召开会议，应在经费批准的会议费预算额度和标准内开支会议费。

第九条 校区各单位召开会议应当改进会议形式，充分运用电视电话、网络视频等现代信息技术手段，降低会议成本，提高会议效率。

第十条 会议原则上安排在校区内部会议室、礼堂、宾馆等场所。因工作需要必须在校外召开的，国内会议原则上应安排在四星级以下（含四星）宾馆。

第十一条 参会人员以在疆单位为主（超过50%为在疆单位人员）的会议原则上不得到疆外召开。不得到党中央、国务院明令禁止的风景名胜区召开会议。

第十二条 会议召开地代表原则上不安排住宿。工作人员除必须住会的以外不安排住宿。

第三章 会议费开支范围、标准和报销管理

第十三条 举办会议开支范围包括会议住宿费、伙食费、会议室租金、交通费、文件印刷费、办公文具、医药费等；国际会议可开支同声传译翻译费、同声传译设备租金费用以及广告宣传费用。

前款所称交通费是指用于会议代表接送站，以及会议统一组织的代表调研等发生的交通支出。

第十四条 会议费开支实行综合定额控制，各项费用之间可以调剂使用。会议费综合定额标准如下：

单位:元/人·天

（一）综合定额里的其他费用包括会议室租金、交通费、文件印刷费、办公文具、医药费等。

（二）各类会议应按照定额控制标准执行，超支部分不予报销。如有特殊情况，应在申报会议预算中予以披露。

（三）不安排住宿的会议，综合定额按照扣除住宿费后的定额标准执行，住宿费不能调剂使用；不安排就餐的会议，综合定额按照扣除伙食费后的定额标准执行，伙食费不能调剂使用。

第十五条 下列费用纳入会议费预算，但不计入会议费综合控制定额，从相应的支出科目中据实列支：

（一）会议代表旅费。会议代表参加会议发生的旅费，原则上回单位报销。对确因工作需要，邀请学者、专家和有关人员参加会议所发生的城市间交通费、国际旅费，可对照校区相应标准在差旅费和外宾接待费中报销。

（二）同声传译人员翻译费、同声传译设备租金。

（三）参会专家人员费用。会议举办者根据工作需要，可向邀请参会专家(包括校内专家)发放咨询费、讲课费、劳务费。

第十六条 校区各单位在会议开始前可办理会议费预支手续。预支会议费应提供：

（一）会议通知（包含会议议程）；

（二）会议费预算表；

（三）如举办国际会议，需提供教育部批准办会的文件。

第十七条 校区各单位在会议结束后应当及时汇总各项资料和票据，统一办理报销手续。会议费报销时应提供：

（一）会议审批表（见附件1）及会议通知（包含会议议程）；

（二）会议费预算表（预支时已提供的，无需重复提供）；

（三）会议费报销单（见附件2）；

（四）国内会议提供实际参会人员签到表或参会人员名单(含单位和联系方式等信息)，在华举办国际会议须提供参会人员名单或注册信息表(含单位和联系方式等信息)；

（五）会议服务单位提供的费用发票、原始明细单据、电子结算单、委托协议（合同）等资料；

（六）如举办国际会议，需提供教育部批准办会的文件。

第十八条 会议借款和报销应按会议费预算执行。如实际支出超出预算，须在会议费报销单的特殊事项中予以披露，经校区各单位审批同意后准予报销。

第十九条 对于全部使用财政拨款举办的会议，不得再向参会人员收取费用，严禁转嫁摊派会议费。

对于使用多种资金渠道举办的会议，按照成本补偿的原则，校区各单位可不以盈利为目的，可以适当向参会人员收取会议费，收取会议费的标准在会议费预算表内披露，由会议举办者所在单位审批确定。会议费收支由校区财务与校园管理部统一核算，会议费结余原则上归会议举办方所在单位统筹使用。

第四章 监督问责

第二十条 严禁校区各单位借会议名义组织会餐或安排宴请；严禁预存、套取会议费设立“小金库”；严禁在会议费中列支公务接待费。

校区各单位办会不得安排高档套房；会议用餐严格控制菜品种类、数量和份量，严禁提供高档菜肴，不上烟酒。国内管理会议会场不制作背景板，不提供水果和茶歇。

不得使用会议费购置电脑、复印机、打印机、传真机等固定资产以及开支与本次会议无关的其他费用；不得组织会议代表旅游和与会议无关的参观；严禁组织高消费娱乐、健身活动；严禁以任何名义发放纪念品；不得额外配发洗漱用品。

第二十一条 校区各单位应当加强对本单位会议举办活动和经费报销的内控管理，对违反会议费管理制度的人员进行严肃处理，自觉接受校区有关部门对会议举办活动及相关经费支出的监督检查。

第二十二条 校区纪检监察、审计、财务等部门对校区各单位会议费管理和使用情况进行监督检查。主要内容包括：

（一）单位会议审批制度是否健全，会议活动是否按规定履行审批手续；

（二）会议费开支范围和标准是否符合规定；

（三）会议费报销手续是否符合规定；

（四）会议费管理和使用的其他情况。

对发现问题的单位，由校区纪检监察、审计、财务等部门责令改正，违规资金应予追回，并视情况予以通报。对直接责任人和单位负责人，报请校区按规定给予相应处分。

第二十三条 会议举办人员违反本办法规定，有下列行为之一的，依照有关法律法规追究相关人员的责任，同时报纪检监察部门进行处理。涉嫌违法的，移送司法机关处理。

（一）预存、套取会议费设立“小金库”的；

（二）以虚报会议人数、天数等手段骗取会议费的；

（三）违规扩大会议费开支范围，擅自提高会议费开支标准的；

（四）违规报销与会议无关费用的；

（五）其他违反本办法规定的。

第五章 附 则

第二十四条 本办法由财务与校园管理部负责解释。

第二十五条 本办法自发布之日起施行。

附件:1.中国石油大学（北京）克拉玛依校区会议审批表

2.中国石油大学（北京）克拉玛依校区会议费报销单

附件1：中国石油大学（北京）克拉玛依校区会议审批表

附件2：中国石油大学（北京）克拉玛依校区会议费报销单