为规范校区档案工作，加强档案信息化建设，根据《高等学校档案管理办法》和《中国石油大学（北京）克拉玛依校区档案管理工作规范（试行）》，文书档案的具体归档要求如下：

    一、立卷分类

    第一步：先将文件按其形成或针对的年度分开，再确定分类号。一般文件归入文件形成年度；跨年度的请示与批复，归入批复年度；跨年度规划、计划，一般可归入文件内容针对的第一个年度；跨年度的总结、报告，归入文件内容针对的最后一个年度；跨年度的会议文件，一般可归入会议开幕的年度；跨年度的非诉讼案件材料，应归入结案年度；法规性文件归入公布或批准年度；按学年处理的文件归入专门年度。

    第二步：确定分类号后，将文件按其内容所反映的问题、事物分开。

    第三步：将文件按照规定的不同保管期限分开。

    二、立卷组合

    1.基本要求。立卷组合一般应以问题为主，兼顾其它特征，使之联系紧密。

    2.立卷组合形式。一般按下述内容和顺序进行组合：会议文件按会议的届次组合，根据文件的数量，一会一卷、一会数卷或数会一卷；非诉讼案件材料，按立案问题或人头组合，一案一卷或一案数卷；人民来信材料，可按信件作者，信件的处理形式或信件所反映的问题组合；统计、报表、名册等文件，按照格式名称组合，根据文件的数量，可组成一卷或数卷；校区管理和业务活动形成的业务文件、调研材料等，一般按单一问题组合；工作计划、总结等文件，一般可按责任者或名称组合；简报按名称或期号组合；其它文件材料可按照特殊的形式组合。

    3.案卷文件数量。一般不超过200页，对同一问题文件数量多的，宜酌情适当分卷。问题单一、文件数量少者可组薄卷。

    4.卷内文件材料按重要程度或时间顺序排列：

    （1）批复、批示在前，请示、报告在后；

    （2）正件在前，附件在后；正本在前，定稿在后；

    （3）转发件在前，被转发件在后；

    （4）非诉讼案件结论性材料在前，依据性材料在后；

    （5）其它文件材料按时间顺序排列；

    5.每卷档案材料须附纸质版《卷内目录》和《卷内备考表》（见附件）。《卷内备考表》中立卷人、检查人及时间需要填写，立卷人为整理及归档人签名，检查人由单位负责人对案卷检查后签名。备考表须亲笔签名。

    6.卷内材料须摘除金属物。

    三、档案电子化

    1.归档的纸质材料均须在档案管理系统上传电子版。

    2.按照纸质材料的组卷情况，在档案管理系统录入案卷信息。

    3.电子版材料须内容清晰、完整。若为扫描件，分辨率应大于等于200DPI，PDF格式；若是从系统导出的材料，保存为PDF格式，导入至档案管理系统即可。

    4.应归档的文件材料若采用计算机管理而无纸质载体形式的，须打印纸质版，连同光盘按照立卷分类和立卷组合的要求组卷归档。

    5.档案管理系统使用过程中如有任何问题，请咨询档案室工作人员（姜老师，0990-6633085）。

    四、检查及归档

    1.档案移交前须经该单位兼职档案员检查，无误后，移交人从档案管理系统打印移交目录，在移交单位经手人处签字并加盖移交单位公章，一式两份，向档案室移交。

    2.交接档案时，移交人须与档案室工作人员对移交档案进行核对清点，无误后档案室在移交目录签字盖章。

附件：

1. 附件1：卷内目录

2. 附件2：卷内备考表