为规范学生档案管理，确保学生个人档案的完整性，根据教育部和国家档案局《高等学校档案管理办法》（教育部令第27号）第三章相关要求，校区按照校本部研究生院通知，组织2024级在籍新生研究生（不含来华留学生）填报《研究生入学登记表》，该登记表将会存入学生个人档案，通知如下：

一、办理范围

2024级全体在籍硕士和博士研究生（指有学籍的国内研究生，包含全日制和非全日制）。

研一阶段在校本部分段培养的研究生按本部通知办理。

二、办理时间

学生提交：2024年12月17日-2024年12月23日。

学院审核：2024年12月24日-2025年1月8日。

三、办理流程

1. 学生本人登录学校e服务系统（https://eserv.cup.edu.cn/），搜索“研究生入学登记表”，点击进入，认真核对《研究生入学登记表》内所有相关信息并补充完善，确认无误后点击提交学院审核，入学登记表查询指南及填写要求见附件1。

2. 各学院应对照填写要求（附件1）审核学生提交的《研究生入学登记表》内容无缺项、照片清晰、签字完整。

3. 审核通过后的《研究生入学登记表》一式三份双面彩色打印（带红章）交至学院。

四、材料归档

（一）材料整理说明

1. 《研究生入学登记表》（纸质版一式三份）一份交至学生工作与安全保卫部档案室（将存入学生个人档案），一份交至校区档案馆，一份留存学院存档。整理要求如下：入学登记表以班级为单位整理，按照学号顺序从小到大排列，并对应学号顺序填写打印入学登记表目录（附件2）。

注：三份入学登记表均按上述要求整理；入学登记表目录须由辅导员签字并加盖学院公章。

2. 移交学生工作与安全保卫部档案室的《研究生入学登记表》及《入学登记表目录》，以学院为单位于2025年3月12日前交至研究生部进行统一移交。

3. 移交校区档案馆的相关材料，按下一条说明于2025年3月12日前完成移交。

（二）移交校区档案馆说明

1. 电子版材料归档

（1）电子版入学登记表须在移交前上传至校区档案管理系统，档案管理系统操作指南见附件3。档案管理系统权限及相关操作可咨询校区档案馆工作人员（姜老师 0990-6633085）。

（2）电子版材料须内容清晰、完整，可从e服务系统直接打印，保存为PDF格式，以学号命名，上传至档案管理系统。

2. 纸质版材料移交

（1）材料移交前须经该单位兼职档案员检查，无误后，移交人从档案管理系统打印移交目录，在移交单位经手人处签字并加盖学院公章，一式两份，向档案馆移交（J1-II-807）。

（2）移交材料包括《研究生入学登记表》、《入学登记表目录》、《移交目录》及《卷内备考表》。《卷内备考表》（见附件4）每个班级一张，其中立卷人、检查人及时间需要填写，立卷人为整理及归档人，检查人为辅导员。

（3）交接档案时，移交人须与档案馆工作人员对移交档案进行核对清点，无误后档案馆工作人员在移交目录签字盖章。

五、注意事项

1. 所有填写的信息均为截至入学时间2024年8月31日（详见入学登记表落款时间）的实际信息，要如实、认真填写；表内所列项目如无此项情况，应写“无”。常见情况：张三在入学后的9月、10月更改导师，此处应填写初始导师信息。

2. 入学时的姓名、性别、民族、身份证号、录取类别、导师、专业名称、研究方向等信息为研究生招录信息，在入学登记表中原则上禁止修改，如确实有误，请学院核实后于12月23日前统一反馈研究生部（赵老师 0990-6633736）勘误相关信息。籍贯、前置学历信息等，为学生本人通过全国研究生招生系统填报并确认的信息，原则上禁止变更，以保证数据的出入口一致。

3. 请各学院务必督促学生按要求填写入学登记表，核对无误后提交学院审核，经学院审核通过后不可修改。

附件： 1.入学登记表查询指南及填写说明

      2.XX学院入学登记表目录（模版）

 3.校区档案管理系统操作指南

 4.卷内备考表

研究生部      

2024年12月17日